ホームページ作成の依頼の流れ｜公開までの各段階で、自社が出すものと決めることを押さえる

ホームページ作成を外部へ頼むと決めたものの、問い合わせから公開までに何が起きるのか分からず、手が止まっていませんか？制作の流れを調べても作る側の工程の説明が中心で、自社がいつ何を出せばよいのかは読み取りにくいものです。

先に結論をお伝えすると、依頼する側にも、段階ごとに「出すもの」「決めること」「書面で残すこと」があります。これを問い合わせの前に知っておくと、原稿待ちや完成前の確認で止まらずに公開まで進められます。

この記事では、依頼する側の役目を次の順番で説明します。

費用の目安や依頼先の選び方は別の記事に任せ、この記事では依頼を決めた後の自社の動き方に絞ってお伝えします。

ホームページ作成の依頼は、問い合わせたら後は待つものではありません。制作側の工程を、自社が各段階で出すもの・決めること・書面で残すことに置き換えると、原稿待ちや完成前の確認で止まらずに公開まで進めます。

まずは、問い合わせ前から公開後までの全体を一枚の表で見てみましょう。

表の左の列は、依頼先の案内にも出てくる段階の並びです。この記事で足したのは、右の3列です。どの段階にも、自社の側で動かないと先へ進まない項目があります。

依頼の費用や依頼先を比べる記事は多いのに、依頼した後に自社がいつ何を出し、何を決めるかまで示す記事はほとんど見当たりません。そこでこの記事では、右の3列を段階ごとに順番に埋めていきます。

一例として、EQUAL DESIGNのホームページ制作では、相談から納品までを次の順番で案内しています。

段階の名前や分け方は、依頼先によって違います。どこに頼む場合でも、案内された各段階に上の表の右の3列を当てはめてみてください。自社がいつ動けばよいのかが見えてきます。

決めたことを書面で残すのは、後で見返すためです。完成前の確認では、見積書や契約書が照らし合わせる材料になります。担当者が途中で替わった場合も、書面があれば経緯を引き継げます。

表は、社内で依頼の段取りを共有するときにも使えます。担当者が一人で抱え込まず、どの段階で誰の判断が要るのかを最初に周りへ伝えておきましょう。

問い合わせる前に、ページの構成やデザインまで決めておかなくてもかまいません。EQUAL DESIGNのサービスページでも、お問い合わせの段階は「内容が固まっていなくても大丈夫です」と案内しています。

ただし、何も書かずに問い合わせると、最初の打ち合わせは「何を作りたいのか」の確認から始めることになります。問い合わせの前に書き出すのは、次の3点で足ります。

3点のうち、目的だけは社内で言葉をそろえてから問い合わせます。目的が人によって違うままだと、ヒアリングで聞かれたときの答えが揺れ、見積もりの範囲も決まりません。

予算の上限は、費用の目安と自社の数字から先に決めておきます。決め方はホームページ作成の費用で説明しました。上限を伝えておくと、その範囲でできることとできないことを分けて提案してもらいやすくなります。

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公開したい時期には、理由も添えておきましょう。新しいサービスを始める時期に合わせたいのか、できれば早めに出したいだけなのかで、進め方の相談が変わるからです。「この日までに必ず」なのか「できればこの頃」なのかも書いておくと伝わります。

問い合わせる先がまだ決まっていない場合は、候補を集めて絞る手順をホームページ制作会社の選び方にまとめました。

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問い合わせ文は、次の形にまとめると送りやすくなります。（　）の中を自社の内容に置き換えてください。

参考にしたいサイトは、無くてもかまいません。あれば「色づかいが好き」「説明が分かりやすい」など、良いと思った点を一言添えると、好みが伝わりやすくなります。

ヒアリングとは、制作する側が依頼する側の事情を聞き取る打ち合わせのことです。問い合わせで書き出した3点が、この打ち合わせの土台になります。

EQUAL DESIGNのサービスページでは、この段階で整理する内容として次の項目を挙げています。

答えを完璧にそろえておかなくても、打ち合わせの中で一緒に整理していけます。とはいえ、優先順位だけは社内で一度話しておくと、打ち合わせの場で決められることが増えます。作りたいページがたくさんある場合は、どれを先に公開したいかを考えておきましょう。

打ち合わせには、目的や予算を決められる人にも同席してもらうと安心です。担当者だけで出ると、その場で決められずに持ち帰る項目が増えてしまいます。

見積もりを受け取ったら、金額より先に「どこまでが金額に入っているか」を読みます。たとえばEQUAL DESIGNのサービスページでは、撮影や原稿作成などが必要な場合は別途お見積もりすると案内しています。このように、原稿や写真は基本の金額に入っていないことがあるのです。

別途になる作業は、自社で用意するか追加で頼むかを、見積もりの段階で決めます。決めないまま契約すると、制作が始まってから「原稿は誰が書くのか」で止まってしまいます。

線を引くときは、次のような表に書き込むと整理しやすくなります。

「追加で頼む」に印を付けた作業は、別の見積もりを出してもらい、引き受けてもらえるかも確かめます。「自社で用意する」に印を付けた作業は、次の制作中の段階で出す期限を決めることになります。

見積書で確かめる項目の一覧は、名古屋のホームページ制作費用の記事で詳しく扱っています。

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打ち合わせで口頭の説明を受けた場合も、作業の範囲はメールなどの書面で送ってもらいましょう。口頭の説明だけだと、後で「言った・言わない」になったときに確かめる手段がありません。

契約で決めることは多くあります。この記事では、依頼した後に止まりやすい2つに絞ります。支払いの時期と、完成を確かめる日とその確かめ方です。

同じ民法の第633条には、報酬は仕事の目的物の引き渡しと同時に払うという定めがあります。そのうえで、自社の契約でいつ、どの段階で払うのかは、契約書の文面で確かめておきます。

ホームページ制作の契約がこの形にあたるかは、この記事では判断しません。ここで押さえておきたいのは、支払いの時期と完成の確かめ方を、契約の前に書面で確かめておくという点です。

検収とは、納品されたものが決めたとおりかを確かめて受け取ることです。この記事では、検収を終える日を「完成を確かめる日」と呼びます。

完成を確かめる日を決めておくと、確認が後回しのまま支払いを迎える事態を避けられます。確認の日は、社内の確認役の予定が空いている日で決めましょう。

契約書の案を受け取る前に、次のような質問を送っておくと、答えを見てから契約の内容を相談できます。

答えは、メールなどの書面でもらっておきましょう。契約書の案を受け取ったら、答えの内容が文面に入っているかを見比べます。

質問の答えと契約書の文面が違っていた場合は、署名や押印の前に問い合わせてください。どちらが正しいのかを確かめ、直した内容を書面で受け取ってから契約へ進みます。

従業員を使用しないフリーランスへ業務を委託する事業者は、取引の条件を書面などで直ちに示します。示す項目には、次のようなものがあります。

さらに、従業員を使用する発注事業者は、納品物を受け取った日から数えて60日以内のできる限り早い日に支払期日を決め、その日までに払います。

個人へ頼む場合は、支払期日や検査の日（検査を行う場合）を頼む側が書面で示す決まりがあります。自社の取引がこの決まりの対象になるかは、リーフレットで確かめてください。契約書の内容で迷う場合は、契約の専門家に確認しましょう。

制作が始まると、依頼する側の出番は減るように見えます。ところが、原稿や写真が届かなければ、そのページは作り進められません。頼りきりにするか、自社で何を持つかで迷ったら、まずは出すものと期限を決めるところから始めてください。

原稿と写真は、出す期限を制作側と決めて、社内の予定表にも書き込みます。期限を決めないまま進めると、社内の通常の仕事に押されて後回しになりやすいからです。

原稿は、完璧な文章でなくてもかまわない場合があります。箇条書きのメモで渡せるのか、そのまま載せられる文章が要るのかは、制作側に先に聞いておきましょう。

写真も同じです。手元にある写真が使えるか、新しく撮る必要があるかで、準備の手間が大きく変わります。撮影を頼む場合は、見積もりの段階で別途の作業として決めておきます。

確認役とは、制作側から届いた確認の依頼を受け、社内の意見をまとめて返事をする人のことです。意見を出す人が何人もいると、返事が遅れたり、指示が食い違ったりします。

制作側への返事は、確認役の一人からまとめて出します。社長の判断が要る項目は、確認役が先に聞いておき、返事の期限に間に合わせます。

確認役を決めたら、制作側にも名前と連絡先を伝えておきましょう。誰に聞けばよいかが分かっていると、制作側も確認の依頼を出しやすくなります。

確認の依頼に返事をする期限も、制作側とあらかじめ話しておくと安心です。返事が遅れると、その間は次の作業へ進めないことがあります。確認役が休みを取る時期があれば、代わりに返事をする人も決めておきましょう。

民法の第636条には、請負で注文した側が出した材料や指示が原因のずれについて、原則として作り手に直しなどを求められないという定めがあります。そのため、原稿や写真は出す前に社内で中身を確かめておきます。

たとえば、営業時間や住所の誤りは、出す前に社内で見れば防げます。確認役が一度目を通してから渡す流れにしておくと安心です。

期限は、全部の原稿をまとめて一度にするより、ページごとに分けて決めると守りやすくなります。間に合いそうにないと分かった時点で、確認役から制作側へ早めに伝えておきましょう。

原稿の遅れが公開の時期にどう響くかは、ホームページ制作期間の目安と遅れる原因で扱っています。

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完成前の確認で、どこまで意見を言ってよいのか迷っていませんか？誤字や見づらい所は目に入りやすい一方で、「頼んだとおりにできているか」は意識して見ないと見落としてしまいます。

確認では、見積書や契約書を手元に置き、決めた内容と一つずつ照らし合わせます。誤字を探すのは、その後で十分です。

管理画面とは、ホームページの文章や写真を入れ替えるときに使う、関係者だけが入れる画面のことです。公開後に社内で更新する予定があるなら、公開の前に実際に入れるかを試しておきましょう。

問い合わせフォームは、実際に自分で送ってみるのが確実です。届いたメールの宛先と中身も、あわせて見ておきます。

確認は、パソコンとスマートフォンの両方で行いましょう。社内の何人かで見る場合も、気づいた点は確認役へ集めてから伝えると、同じ指摘が重なりません。

指摘には、決めた内容との違いと、デザインの好みの2種類があります。

好みの指摘を言ってはいけないわけではありません。ただ、契約で決めた範囲の外になる場合もあるので、直せるかどうかを先に聞いておくと話が進めやすくなります。

2種類を混ぜずに書き分けると、制作側も直す順番を決めやすくなります。気づいた点は確認の日までに一覧にまとめ、確認役から一度に伝えましょう。

なお、請負では、合わないと知ってから1年以内に伝えないと、直しなどを求められなくなる定めもあります（民法第637条）。

公開は区切りですが、終わりではありません。公開した後にも、文章の差し替えや表示の不具合の修正を頼みたくなる場面があります。

保守とは、公開したホームページが問題なく動き続けるように、点検や更新を続けることです。修正を頼む窓口と保守の範囲は、公開の前に確かめておきます。公開してから確かめようとすると、困ったときに誰へ連絡すればよいか分からなくなります。

保守の中身や費用は、依頼先によって違います。一例として、EQUAL DESIGNの料金表では、サイト保守管理を月額5,000円（税別の参考価格）としています。

社内で更新する作業には、お知らせの追加や写真の差し替えなどがあります。どこまでを社内で行い、どこからを頼むのかを決めておくと、修正を頼むたびに迷わずに済みます。管理画面に入るための情報も、社内のどこで保管するかを決めておきましょう。

保守を別の会社に頼むことも考えている場合は、保守会社の選び方で比べ方を説明しています。確かめた内容は、制作のときと同じように書面で残しておきましょう。

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作る作業は任せられますが、目的を決めることや、原稿の中身と完成前の確認は自社にしか判断できません。原稿作成や撮影を頼める場合も別途の見積もりになることがあるので、見積もりの段階で確かめてください。

ページの数や原稿の用意の状況で変わるため、この記事では期間の目安を示していません。工程ごとの期間と遅れる原因は、ホームページ制作期間の目安と遅れる原因をご覧ください。

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段階ごとに自社が出すものと決めることは、頼む先が会社でも個人でも同じように考えられます。個人へ頼む場合は、頼む側が支払期日などの取引条件を書面で示す決まりがあるので、契約の章の項目とあわせて確かめてください。

社内の確認役と、目的や予算を決められる人が出ると、その場で決まることが増えます。二人の予定が合わない場合は、決める人の考えを確認役が事前に聞いておきましょう。

見積もりの内容を読んでから、依頼するかどうかを決めてかまいません。作業の範囲や別途になる作業に分からない点があれば、依頼を決める前に質問しておきましょう。

そろっていなくても問い合わせてかまいません。見積もりの段階で、自社で用意するものと頼むものを分けて決めていきます。

ホームページ作成の依頼は、次の順番で自社の役目を押さえると、止まらずに公開まで進められます。

どの段階でも、決めたことは書面で残しておくのが基本です。書面があれば、完成前の確認で照らし合わせる材料になり、担当者が替わっても引き継げます。

最初にやることは、目的と予算の上限と公開したい時期の3点を書き出すことです。書き出したら社内で一度見直し、目的の言葉をそろえてから問い合わせましょう。

ホームページ作成の依頼で、何から手を付ければよいか迷っている方は、書き出した3点をお持ちください。内容が固まっていなくてもご相談いただけます。

EQUAL DESIGNでは、いまの状況と必要なページを確認し、依頼する側で用意するものと制作の範囲を分けて整理したうえで、公開までの進め方をご提案します。

撮影や原稿作成などが必要な場合は別途のお見積もりとなり、お引き受けできるかは案件ごとに確認します。

契約書の法的な確認や法律の個別の判断に加え、補助金申請や専門的なセキュリティ監査、翻訳証明は当社のサービス対象外です。

ご相談の流れや制作の内容は、ホームページ制作のサービスページでご確認いただけます。